Первичные документы при проведении технического обслуживания автомобиля

Все операции, связанные с ремонтом, надо оформлять первичными документами (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Причем задокументировать нужно не только перемещения имущества, но и его приемку после восстановительных работ. Кроме того, важно обосновать необходимость обслуживания. В целях налогообложения в качестве первичных документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией служебного автотранспорта, служат первичные документы, используемые в бухгалтерском учете для учета указанных затрат. Первичные документы обязательно должны содержать сведения об автомобиле, в отношении которого производится ремонт/техобслуживание (Постановление ФАС Поволжского округа от 11 марта 2009 г. по делу N А57-4951/2008). Передачу объекта в ремонт оформляют, например, актом о приеме-передаче объекта на техническое обслуживание. Его можно составить в произвольной форме. Если подрядчик вдруг утратит или испортит основное средство, то подписанный акт позволит потребовать возмещения убытков. Это следует из статей 15, 702 и 714 Гражданского кодекса РФ. Приемку отремонтированного объекта оформляют специальным актом. Например, по форме № ОС-3. Если в процессе работ производится замена деталей, то потребуется оформить акт о замене запчастей основного средства. Типового бланка такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Исполнитель, осуществляющий ремонт и техобслуживание автотранспорта, в любом случае в договорах на оказание таких услуг обязан выделять отдельной строкой стоимость заменяемых запчастей и расходных материалов (пп. «ж» п. 15 Правил оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств). Если замена запчастей и расходных материалов, включая их стоимость, предусмотрена договором на оказание услуг по ремонту и техобслуживанию, то использование указанных материалов является частью услуги по ремонту, а не торговлей. При этом не имеет значения, выделена стоимость запчастей и расходных материалов отдельной строкой в договоре или нет. В данном случае запчасти, которые принадлежат исполнителю (подрядчику) и используются им при ремонте (техническом обслуживании) автотранспорта в рамках договоров об оказании услуг, не признаются товаром. Затраты на ремонт, техническое обслуживание основных средств относятся к текущим расходам организации (абз. 2 п. 67 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 № 91н, п. 13 ПБУ 10/99). С учетом положений главы 37 Гражданского кодекса Российской Федерации законодательство не устанавливает конкретную форму документа, подтверждающую работы по ремонту и техобслуживанию, а также не устанавливает в качестве обязательного требования для подтверждения расходов, связанных с ремонтом и техобслуживанием, представление акта по форме N ОС-3. Федеральным законом "О бухгалтерском учете" не установлены обязательные требования к порядку заполнения актов, оформляемых сторонами договора, заключенного на выполнение ремонтных работ машин, входящих в состав объектов основных средств организации. Таким образом, первичными документами, подтверждающими реальность сделки, являются: договор, акт выполненных работ, платежный документ, акт приема – передачи объекта на техническое обслуживание. Также необходимы документы, подтверждающие должную осмотрительность при выборе контрагента.