Однодневная командировка: возмещение расходов, обложение НДФЛ и страховыми взносами

Однодневная командировка: возмещение расходов, обложение НДФЛ и страховыми взносами

В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению компании на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку в силу статьи 167 ТК РФ за ним сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с поездкой (статья 168 ТК РФ), в том числе:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (телефонные переговоры, оплата услуг такси, расходы, связанные с обменом валюты, и др.).

Данный перечень расходов является открытым и определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом руководителя / положением о командировках).

Срок командировки определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абзац 1 пункта 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 (далее по тексту – Положение)).

Командировка может быть как однодневной, так и длительной. Вместе с тем она не может быть бессрочной, поскольку согласно ст. 166 ТК РФ командировкой считается служебная поездка на определенный срок, установленный для выполнения работником конкретного служебного поручения. Максимальный срок служебной командировки законодательством не установлен.

В соответствии с указанной выше статьей 168 ТК РФ работнику возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а именно – суточные. Суточные выплачиваются за каждый календарный день поездки.

Случай направления работника в командировку на один день с возвращением из нее в тот же день имеет свои особенности.

Напомним, что в 2005 году норма пункта 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее по тексту – Инструкция №62), в соответствии с которой при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются, стала предметом рассмотрения в Верховном Суде Российской Федерации (далее по тексту – ВС РФ). Решением ВС РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05_147 заявление о признании недействительным первого предложения пункта 15 Инструкции №62 «О служебных командировках в пределах СССР» оставлено без удовлетворения. При этом в обоснование своей позиции высший судебный орган привел следующие аргументы.

Из содержания статей 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов. В сутках 24 часа, данное обстоятельство является общепризнанным и не нуждается в силу статьи 61 Гражданского процессуального кодекса РФ в доказывании.

Ситуация не изменилась и после введения 28 октября 2008 года Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 в соответствии со статьей 166 ТК РФ. Данный нормативный документ не обязывает компанию выплачивать суточные, если работник возвращается домой в тот же день, когда он был направлен в командировку (пункт 11 Положения).

Согласно пункту 11 Положения выплата суточных обязательна за исключением случаев, когда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, и такое решение принимает руководитель в каждом отдельном случае. При этом учитываются следующее:

- расстояние до места командировки и условия транспортного сообщения;

- характер выполняемого задания;

- возможность создания работнику условий для отдыха.

Однако если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то ему следует возместить расходы по проживанию. Ранее в пункте 15 Инструкции №62 было указано, что работник может в этой ситуации остаться в месте командирования по своему усмотрению, теперь же ему требуется согласовать это с руководителем (это касается только командировок по России).

При однодневных зарубежных командировках согласно пункту 20 Положения суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от установленной в организации нормы расходов на выплату суточных на загранкомандировки.

При исчислении налога на прибыль следует обратить внимание на выплаты суточных при однодневных командировках.

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 налогового кодекса Российской Федерации (далее по тексту – НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе и суточные.

Как уже было указано ранее, при командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (пункт 11 Положения). Арбитражный суд Уральского округа в своем постановлении от 30.01.2015 № Ф09-9855/14 по делу №А60-15139/2014 принял позицию налоговых органов в части не правомерности включения «однодневных» суточных в состав расходов в целях налогообложения прибыли.

Однако выход есть. В коллективном договоре или локальном нормативном акте для однодневных командировок можно предусмотреть возмещение работникам затрат, связанных с такой поездкой, определив случаи, порядок и размеры возмещения в соответствии с пунктом 24 Положения. И, таким образом, при наличии документального подтверждения, указанные расходы можно принять к учету в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ. С этим согласен и Минфин России (например, Письма от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916, от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30805).

Что касается командировочного удостоверения, то его при однодневной командировке оформлять не надо. Такая обязанность законодательством прямо не предусмотрена. Согласно Инструкции №62, командировочное удостоверение можно не выписывать, если сотрудник должен возвратиться из поездки в тот же день.

Напомним, что данной Инструкцией разрешено пользоваться, поскольку в силу статьи 423 ТК РФ до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с ТК РФ могут применяться правовые акты СССР.

Минтруд России в своем письме от 14 февраля 2013г. №14-2-291 также указал, что допускается не оформлять командировочное удостоверение для подтверждения расходов при направлении работника в однодневную командировку.

НДФЛ с компенсации расходов при однодневной командировке

Как уже было отмечено ранее, работнику могут возмещаться любые расходы, связанные со служебной командировкой, если они произведены с разрешения руководителя или предусмотрены локальными нормативными актами (статьи 167, 168 ТК РФ).

Налогом на доходы физических лиц не облагаются все виды установленных действующим законодательством компенсаций, связанных с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Это правило распространяется и на возмещение командировочных расходов, в том числе на выплату суточных.

Однако суточные освобождаются от НДФЛ не в полном размере, а в пределах лимита, установленного пунктом 3 статьи 217 НК РФ: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Денежные средства, которые выплачиваются работникам при их направлении в командировку на один день, хотя и не считаются суточными по трудовому законодательству, тем не менее представляют собой возмещение расходов, связанных с необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы.

Поэтому такие платежи не могут быть признаны доходом или экономической выгодой работника, а значит, не должны облагаться налогом на доходы физических лиц. Именно такой вывод сделал Президиум Высшего арбитражного суда РФ в постановлении от 11.09.12 №4357/12.

Стоит отметить, что до принятия этого постановления Минфин России полагал, что так как выплаты за один день командировки не соответствуют понятию суточных, то их следует облагать НДФЛ (письмо от 04.09.09 № 03-04-06-01/230).

Арбитражная практика по данному вопросу была неоднозначной. Некоторые арбитры поддерживали налоговиков (постановления Федеральных арбитражных судов (далее по тексту – ФАС) Поволжского от 16.03.07 № А65-5696/06, Волго-Вятского от 31.10.06 № А82-6004/2004-27 округов), другие были на стороне компаний (постановления ФАС Московского от 03.04.12 № А40-73890/11-91-314, Западно-Сибирского от 02.09.11 № А70-10656/2010 округов).

Минфин России согласился с мнением ВАС РФ и разрешил считать суточные за однодневные командировки прочей предусмотренной законом компенсацией и соответственно не удерживать с таких выплат НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.03.2013г. №03-04-07/6189).

Однако все же с небольшой оговоркой.

Минфин России указал, что такие выплаты должны нормироваться по аналогии с суточными (освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2,5 тыс. руб. при нахождении в загранкомандировке).

Страховые взносы

Частью 1 статьи 7 Федерального закона РФ от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее по тексту – Федеральный закон N 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц, в частности, по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

Согласно части 1 статьи 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов для плательщиков-организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ.

При этом возникновение объекта обложения страховыми взносами не ставится в зависимость от включения (не включения) выплат в пользу работников в расходы по налогу на прибыль.

В соответствии с частью 2 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ при оплате организацией расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами, в частности:

• суточные;
• целевые расходы, в числе которых расходы:

- по найму помещения для проживания;

- по проезду до места назначения и обратно, а также провозу багажа, сюда же включаются сборы вокзалов и аэропортов и различного вида комиссии;

- на оплату услуг учреждений связи;

- на оформление служебного загранпаспорта и виз;

- на получение иностранной валюты или оформление банковского чека на иностранную валюту.

Перечень расходов, оплата которых не облагается страховыми взносами, установленный статьей 9 Федерального закона N 212-ФЗ, является исчерпывающим, и оплата, в том числе расходов, не поименованных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников в рамках трудовых правоотношений.

Кроме того, страховые взносы не начисляются при условии, что эти расходы подтверждены документально. С 01.01.2015 г. это прямо предусмотрено в законе, а до этой даты следовало из разъяснений чиновников (см. письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).

Что касается выплаты суточных за однодневные командировки, их не нужно облагать страховыми взносами, а также включать в РСВ-1 для ПФР (см. Определение ВС РФ от 26.01.2015 № 310-КГ14-7400).

Отдельно нужно сказать о суммах среднего заработка, которые работодатель, согласно ст. 167 ТК РФ, начисляет своему сотруднику, пока тот находится в командировке. Эти средства облагаются страховыми взносами, причем делается это в общем порядке.

Кроме того, практикуются дополнительные выплаты, с помощью которых работодатель уравнивает суммы среднего заработка с фактическим. Такие выплаты согласно абзацу 5 части 2 статьи 57 и части 2 статьи 41 ТК РФ должны быть оговорены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Тем не менее, эти суммы в обязательном порядке также облагаются страховыми взносами.

В случае отмены (переноса) командировки, расходы, понесенные в связи с подготовкой к отъезду (например, расходы на оформление визы), также не облагаются страховыми взносами. Так, Минтруд России в письме от 27.11.2014 № 17-3/В-572 и Фонд социального страхования (ФСС) РФ в пункте 2 Приложения к письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 привели в пользу такого утверждения следующие аргументы:

• Страховые взносы, согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, не начисляются на сборы, уплаченные за выдачу и получение виз. Авторы писем отмечают, что к этой категории расходов следует отнести и оплату медицинской страховки, являющейся неотъемлемой частью каждой визы.
• При отмене командировки указанные расходы своей сути не теряют, поэтому такие выплаты не надо облагать страховыми взносами.