Перечень документов для учета командировок в 2016 году.

В 2016 году учет командировок ведется по упрощенным правилам. Напомним, что в 2015 году было отменено командировочное удостоверение и ряд других документов.

Еще с августа 2015 года подтверждать командировку можно не только билетами, но и другими документами. Так, при утере командированным сотрудником билета на самолет или поезд, командировку можно подтвердит счетом из гостиницы. Такие изменения указаны в новом постановлении Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771. Документ опубликован 31 июля, а начал действовать с 8 августа 2015 года. С этой даты, если работник по каким-то причинам не может предоставить проездные билеты, поездку все равно можно доказать. А значит, списать без проблем расходы.

Приказ о командировке

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя. В решении фиксируется срок, на который работодатель отправляет сотрудника в служебную поездку. Как правило, этот документ оформляется в виде приказа.

Организации могут использовать для оформления приказа унифицированную форму № Т-9. При желании этот бланк можно доработать: убрать лишнюю информацию, поменять название, дополнить важными сведениями. Например, в приказе лучше подробно описать, с какой целью сотрудник отправляется в поездку.

Проездные документы

С 2015 года сотрудник не должен оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Сроки поездки определяются по проездным документам.

Документы на проживание

Предположим, сотрудник потерял проездные билеты. Чтобы списать стоимость проезда в расходы, билеты надо восстановить. Но при этом без билетов теперь можно списать иные расходы на командировки. При условии, что сотрудник предоставил счет гостиницы или иной документ, подтверждающие проживание. Гостиничные документы подтвердят срок командировки.

Служебная записка

Работник, который был в командировке на личном или служебном транспорте — машине или мотоцикле, — должен предоставить в бухгалтерию служебную записку. Записка подтвердит срок командировки. В правилах четко сказано, что срок поездки подтверждает записка, если работник ездил на служебной или личной машине, а также по доверенности на транспорте третьих лиц.

Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки, которую должен составить сотрудник, ездивший в командировку на личной машине. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки. Важно помнить, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). К ним относятся наименование и дата составления документа, название компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника. Также рекомендуем привести сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). К нему сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Журнал учета командированных работников

Постановление Правительства РФ № 771 отменило обязанность заполнять журнал работников, выезжающих в командировки. С 8 августа этот документ вести не понадобится.

Стоит отметить, что оформление служебного задания, ведение журнала учета командированных работников, а так же форма отчетности о командировках может быть регламентирована внутренними документами организации.